Gestion documentaire : TTGE adopte la signature électronique

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A l’instar des notaires, profession au sein de laquelle deux-tiers des offices notariaux utilisent l’acte authentique électronique, TTGE s’est emparée du sujet et utilise désormais la solution de signature électronique pour bon nombre de ses documents. Accélérée par la crise sanitaire du Covid-19, cette procédure a été mise en place pour fluidifier les dossiers, augmenter l’accessibilité aux documents par les clients, diminuer les temps de traitement des dossiers et par la même occasion contribue à la réduction de l’empreinte environnementale de notre entreprise. 

En effet, pour un procès-verbal de bornage par exemple, le géomètre-expert était jusqu’ici contraint d’obtenir les adhésions de tous les acteurs via une signature manuscrite apposée sur un document papier. Celui-ci, envoyé par la poste, était soumis à l’obtention des paraphes de toutes les parties concernées sous peine d’être renvoyé à chaque partie manquante : un process fastidieux balayé par l’innovation électronique !

Quelle valeur juridique ?

La signature électronique est une procédure fiable à 100% :

  • elle garantit l’intégrité et l’inaltérabilité d’un document
  • elle assure la valeur juridique d’un document signé
  • elle respecte le RGPD
  • elle respecte la réglementation eIDAS.

Concrètement, que permet-elle ?

La signature électronique permet :

  • d’envoyer tous vos documents en format PDF : devis, procès-verbaux, Plans, DA, contrats, formulaires, documents RH, etc.
  • de gagner un temps précieux pour vous et pour vos signataires.
  • d’éviter la double saisie des informations.
  • de suivre les documents envoyés grâce à un panneau général
  • de recevoir des alertes automatiques (validation, refus, expiration, procédure finalisée…).
  • de gérer des cas complexes : renvoi à la suite d’un refus, correction de coordonnées erronées en cours de procédure, etc.
  • 2 modes d’envois : à distance ou en face à face.
  • de verrouiller des documents envoyés (exemple : livraison d’un plan certifié et infalsifiable).
  • une signature en face à face sur le terrain avec une tablette Android ou iOS 

Véritable alternative à la signature manuscrite, cette solution dépoussière nos pratiques et participe à moderniser l’image de marque de notre société ! Initiée par les agences Dijon et Beaune, la pratique est désormais utilisée dans la plupart des agences TTGE.

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